Pengertian Ciri Jenis Bentuk Surat

Advertisement

Pengertian Ciri Jenis Bentuk Surat - SELUK BELUK SURAT

Surat adalah salah satu alat komunikasi tulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang ke orang lain. Kelebihan surat adalah memiliki daya tamping pesan yang sangan leluasa, daya jangkau yang luas, dan tingkat pembiayaan yang sangat rendah. Kelebihan lain adalah fungsinya, yaitu:

1. Wakil pribadi atau keluarga atau orang untuk berhadapan dengan pribadi, keluarga, atau orang lain.
2. Dasar/pedoman untuk bekerja, Misalnya Surat Keputusan, Surat Tugas, Surat Undangan, dan lain-lain.
3. Bukti teretulis yang otentik, hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hokum, Misalnya surat jual-beli, surat wasiat, surat pembagian warisan, dan lain sebagainya.
4. Alat pengingat (arsip).
5. Dokumen historis yang memiliki nilai sejarah.

Dalam berkomunikasi dengan surat melibatkan beberapa orang, di antaranya:

1. Pengirim surat;
2. Penerima surat;
3. Pesan; dan
4. Saluran.

Ciri-ciri Surat Resmi adalah:

1. Menggunakan instrument yang sesuai dengan Ukuran, jenis, warna kertas, tinta, dan bentuk tulisan;
2. Memakai bentuk surat yang standar;
3. Menggunakan ragam Bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, jelas, santun, dan lugas;
4. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum; dan
5. Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.

Jenis-jenis surat menurut kepentingan dan pengirimannya, terdiri atas :

1. Surat pribadi;
2. Surat Dinas Pemerintah;
3. Surat Niaga; dan
4. Surat Sosial.

Jenis surat menurut banyaknya sasaran terdiri atas :

1. Surat biasa;
2. Surat edaran; dan
3. Surat pengumuman.

Jenis suramenurut sifatnya, terdiri atas :

1. Surat biasa;
2. Surat konfidesial (terbatas);
3. Surat rahasia.

Jenis surat menurut kepentingan penyelesaiannya, terdiri atas :

1. Surat biasa;
2. Surat kilat;
3. Surat kilat khusus.

Jenis surat menurut ruang lingkup sasaran, terdiri dari :

1. Surat interen;
2. Surat eksteren.

Jenis surat Berdasarkan wujudnya, terdiri atas:

1. Surat bersampul;
2. Surat Kartu Pos;
3. Surat Warkat Pos;
4. Telegram;
5. Teleks/facsimile;
6. Memo; dan
7. Nota.

Bentuk surat secara umum dan variasi, terdiri atas:

1. Lurus (model Amerika);
2. Takuk (model Eropa lama);
3. Lurus panueh (full Block Style);
4. Paragraph menggantung (hanging Paragraph Style); dan
5. Setengah lurus (Semi Block Style).

MENULIS SURAT

Bagian-bagian surat resmi, terdiri atas:

1. Kepala Surat;
2. Nomor surat;
3. Tanggal, bulan, dan tahun surat;
4. Lampirkan;
5. Hal atau Perihal;
6. Alamat surat (Alamat dalam);
7. Salam pembuka;
8. Isi surat;
9. Salam Penutup;
10. Jabatan penulis surat;
11. Tanda tangan;
12. Nama terang;
13. Nomor Induk Pegawai;
14. Cap dinas/cap Jabatan;
15. Tembusan; dan
16. Inisial.

Surat resmi yang ditulis oleh perorangan:

1.    Kepala Surat, terdiri dari:

• Logo (lambing instansi);
• Nama kantor;
• Alamat kantor;
• Nomor Kotak Pos dan Kode Pos;
• Nomor telepon dan facsimile.

2.    Nomor surat, terdiri dari:

• Pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar;
• Pencarian surat itu kembali;
• Pelacakan Jumlah surat keluar.

3.    Tanggal, bulan, dan tahun surat, terdiri atas:

• Memberitahu penerima Kapan surat itu dikirim;
• Memudahkan pelacakan kalu terjadi keterlambatanrespons dari penerima surat;
• Memudahkan pengarsipan, dan
• Menjadi acuan dalam merespon atau menindaklanjuti surat tersebut.

4.    Lampirkan.

Lempira adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, Misalnya Jadwal, makalah, brosur, biodata.

5.    Perihal.

Perihal adalah inti persoalan yang akan disampaikan dalam sebuah surat dinas yang ditulis singkat dan jelas.

6.    Alamat surat.

Alamat surat digunakan sebagai petunjuklangsung bagi orang yang harus menerima surat.

7.    Salam pembuka.

Salam pembuka merupakan sapaan Hormat penulis surat sebelum mengemukakan persoalannya.

8.    Isi surat.

Isi surat dipergunakan untuk menyatakan persoalan dalam surat tersebut.

9.    Slam Penutup.

Salam Penutup digunakan untuk menunjukkan keakraban atau rasa Hormat penulisnya.

10.    Jabatan, tanda tangan, cap, nama terang, dan NIP bagi surat pemerintah.

Digunakan sebagai tanda nama tercantum sebagai pengirim surat.

11.    Tembusan.

Menunjukkan adanya orang atau pihak lain yang menerima surat dan yang perlu mengetahui isi surat itu.

12.    Inisial.

• Kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan atau pengetikan surat.
• Gunanya untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat.

Berbeda dengan karangan lainnya, surat memiliki karakteristik yang sangat khusus. Salah satu kekhasan surat terletak pada bagian-bagiannya. Bagian-bagian ini sangat penting karena setiap bagian memiliki kegunaan tertentu. Bagian-bagian surat dinas/resmi yang lengkap terdiri atas : Kepala surat, nomor, lampirkan, hal, Tanggal, Alamat dalam surat, salam pembuka, isi atau tubuh surat, salam Penutup, nama organisasi atau Jabatan penulis surat, tanda tangan, nama terang, NIP, bagi pegawai pemerintah, tembusan, dan inisial.

Dalam praktiknya, keberadaan bagian-bagian itu pada surat resmi atau surat dinas tidakselalu sama. Bahkan, pada surat dinas yang dikeluarkan oleh berbagai instansi pemerintah, pencantuman bagian-bagian itu bervariasi. Kendati demikian, perbedaan itu tidaklah menyangkut hal-hal esensial, seperti tubuh surat atau hal-hal lain yang mengurangi keabsahan surat.

Advertisement

Artikel terkait :